イベント用品レンタルのダブルブッキングを防ぐには？在庫の空き確認を「電話・Excel・ホワイトボード」で比べる

レンタルの仕事で一番困るのは、同じ品物を、同じ期間に、2つの案件へ約束してしまうことです。いわゆるダブルブッキングです。

見つかるのが早ければ、ほかの拠点から回す、協力会社から借りる、似た品物で相談する、といった手が打てます。見つかるのが搬入の直前だと、打てる手が一気に減ります。

私の現場でも、ダブルブッキングはありました。起きやすかったのは、モニターやショーケースのように、数の限られた品です。特に多かったのは、同じイベント・催事に出展する別々の会社から、同じ品の注文が重なるケースでした。注文が同じ時期に集中する繁忙期に、何がどこに出ているかを把握しきれていなかったのが原因です。

ある時は、倉庫が手配書を確かめる段階で気づきました。幸い本体の数は足りましたが、組み立てに使う部材が足りず、遠くの拠点から急いで取り寄せることになりました。

この記事では、ダブルブッキングが起きやすい場面と、在庫の空き確認のやり方（電話・Excel・ホワイトボード）の向き不向き、紙やExcelでも始められる5つのルールをまとめます。日付が重なる貸出の数え方そのものは、「イベント用品レンタルの在庫管理をExcelで続ける時の限界と工夫」に書きました。今回は、その手前の「空きを確かめて、約束するまで」の話です。

ダブルブッキングが起きやすい場面

在庫の数そのものを間違えるより、「空いている」と答えた後に、別の約束が入ることで起きる場合が多いと考えています。

• 見積の段階で押さえるかどうかが決まっていない：見積を出しただけの案件を在庫から引くか、引かないかが人によって違う
• 何人もが同時に答えている：営業が2人以上いて、それぞれがお客様に「空いています」と答える
• 貸出期間を「使う日」だけで数えている：搬入の前日に出す日、戻ってから検品・清掃・補修にかかる日が抜けている
• 拠点ごとに在庫を見ている：全体では足りるのに、出す拠点には無い。または、ほかの拠点で同じ品が押さえられている
• 戻ってこない品がある：返却の遅れ、破損・修理中、紛失で、表の上の数と実際に出せる数が違う
• 電話でその場の返事を求められる：確かめる時間が無く、記憶で答えてしまう
• 同じ催事に、別々の会社から同じ品の注文が入る：注文が同じ時期に集中し、一つひとつは足りて見える
• 本体は足りても、部材が足りない：組み立て式の品は、本体の数だけ見ていると部材の不足に気づきにくい

在庫の空き確認、3つのやり方を比べる

空き確認のやり方は、会社の規模や品物の数で向き不向きがあります。どれが正しいというより、自分の会社の弱いところがどこかを見るための比較です。

実際には、この3つを組み合わせている会社が多いと思います。そのとき気をつけたいのは、どれが「正本」なのかを決めておくことです。電話で聞いた答えと、Excelの表と、ホワイトボードがそれぞれ少しずつ違うと、どれを信じればいいか分からなくなります。

紙やExcelでも始められる、5つのルール

1. 「仮押さえ」と「確定」を分けて書き、仮押さえに期限を付ける

見積を出した段階の案件は、決まるかどうか分かりません。かといって、まったく押さえないでいると、決まったときに品物が無いことがあります。そこで、予約表に「仮」と「確定」の区別と、仮押さえの期限（例：11月15日までに返事が無ければ外す）を書きます。期限が来た仮押さえは、誰が見ても外してよいと分かります。

私の現場では、見積の段階では押さえていませんでした。それでも在庫があるかは確かめるので、確かめる手間だけが二重にかかります。特に数の少ない品は気になっていました。本当は、予約表の上で見積段階の案件を薄いグレーなどで見せておきたかった。そうすれば周りにも伝わり、あとで重なったときに、その案件の担当者へ連絡もできます。

2. 貸出期間は「倉庫から出る日」から「次に貸せる日」までで数える

お客様が使うのは3日間でも、搬入の前日に積み込み、戻ってから検品や清掃、補修をすれば、倉庫から離れている期間はもっと長くなります。予約表には倉庫から出る日と次に貸せるようになる日を書き、その間を押さえます。私の現場では、閑散期は戻ってすぐ次に貸せましたが、繁忙期は検品や片付けが追いつかず、1週間ほど遅れることもありました。冷蔵の品や仕組みの複雑な品は、戻ってからいつ貸せるかが読みにくいので、日数を多めに見ておくと安心です。

3. 在庫の正本を1つに決める

拠点ごと・担当者ごとに表を持つと、合計が見えなくなります。予約表は会社で1つにして、拠点は1つの列で持ちます。ホワイトボードを使う場合も、「最後に正しいのはExcelの表」のように、どちらが正本かを決めておきます。

4. 空きの答えに「何時時点か」と「誰が確かめたか」を付ける

「空いています」と答えた30分後に、別の案件で押さえられることがあります。お客様や社内に答えるときは、「10月31日15時の時点で、30台空いています（倉庫の〇〇さん確認）」のように、時点と確かめた人を添えます。あとで食い違ったときに、どこで行き違ったかを追えます。

5. 足りないときの手を、先に決めておく

ダブルブッキングをゼロにするのは難しいので、見つかったときに何をするかを先に決めておきます。

1. ほかの拠点にあるか：あれば、いつまでに動かせば間に合うか
2. 協力会社から借りられるか：どこに、誰が連絡するか
3. 似た品物で代えられるか：お客様に相談するときの言い方も決めておく
4. どちらの案件を優先するか：先に確定した方、など社内の決まり

予約表の書き方の例

上のルールを入れた予約表は、たとえば次のようになります（例え話です）。

長机が本社倉庫に50台なら、11月21日〜23日は55台必要になり、5台足りません。仮押さえの段階で気づければ、B社に返事をする前に、ほかの拠点や協力会社を当たれます。Excelなら、「仮」の行の色を薄いグレーにしておくと、確定とひと目で見分けられます。

よくある質問

レンタル品のダブルブッキングを防ぐには、何から始めればいいですか？

まずは予約表に「仮」と「確定」の区別と、仮押さえの期限を書くところから始めるのがおすすめです。次に、貸出期間を「倉庫から出る日」から「次に貸せる日」までで書くようにします。どちらも、今の表に列を1つか2つ足すだけで始められます。

見積を出しただけの案件も、在庫を押さえるべきですか？

会社の考え方次第ですが、押さえない場合は、決まったときに品物が無いことがあります。押さえる場合は、決まらなかった案件がいつまでも在庫を止めてしまいます。「仮押さえ」として区別し、期限を付けるのが、両方の困りごとを減らす方法です。

ダブルブッキングが見つかったら、まず何をすればいいですか？

どちらの案件が先に確定していたかを確かめ、社内の決まりに沿って優先する案件を決めます。そのうえで、ほかの拠点、協力会社、似た品物の順に当たります。お客様への連絡は、代わりの案を用意してから行うと、話が進めやすくなります。

まとめ｜空きを「答える」ところに決まりを作る

ダブルブッキングは、数え間違いより、空きを答えたあとの行き違いで起きることが多いと考えています。紙やExcelでも、次の5つで減らせます。

1. 「仮押さえ」と「確定」を分け、仮押さえに期限を付ける
2. 貸出期間は「倉庫から出る日」から「次に貸せる日」までで数える
3. 在庫の正本を1つに決める
4. 空きの答えに「何時時点か」と「誰が確かめたか」を付ける
5. 足りないときの手を先に決めておく

私は、見積や受注の数が在庫から自動で引かれる仕組みが欲しいと、ずっと思っていました。ただ、予備として多めに持ち出す、現場で壊れて追加で持ち込む、といった動きがあるので、実際の数を追い続けるのは簡単ではありません。営業が何人もいて、拠点が2つ以上あり、案件が多い会社では、表を正しく保つ手間そのものが重くなります。そこから先は、案件の内容から在庫の空きが自動で計算される「仕組み」の話になります。私が作っているDEEPOTは、そこを目指した業務システムです。

関連する記事：在庫管理をExcelで続ける時の限界と工夫／手配ミスを防ぐ5つの工夫と限界／大型催事の直前変更チェックシート