イベント用品レンタルの在庫管理をExcelで続ける時の限界と工夫

展示会やイベントの什器・備品をレンタルしている会社では、在庫表・予約表・見積書をそれぞれExcelで作り、組み合わせて回しているところが少なくありません。私が電話で同業の方にお話を伺った範囲でも、「普段は特に困っていない」という声が多くありました。

Excelは手軽で、自由がききます。小さな会社なら、Excelのままで十分に回せます。ただ、ある場面に差しかかると急に手間が増えます。この記事では、Excelで在庫管理を続けるための工夫と、限界が出てくる場面を、現場の目線でまとめます。

Excelでの在庫管理、よくある形

レンタル業のExcelは、だいたい次の3つに分かれています。

• 在庫表：品番・品名・総数・保管場所。棚卸しの時に数を直す
• 予約表（貸出表）：案件ごとに、何を・何個・いつからいつまで出すか
• 見積書：案件ごとに1ファイル。前の見積をコピーして作ることが多い

この3つが別々のファイルなので、「見積を作る → 予約表に書く → 在庫と突き合わせる」を、人が手で行き来することになります。

限界が出てくる5つの場面

1. 期間が重なる貸出を数える時

レンタルは「何個あるか」ではなく「その日に何個空いているか」が大事です。同じ品物が、10日〜12日と11日〜15日の2件に出ていれば、11日・12日だけ足りなくなるかもしれません。予約表を日付ごとに足し算しないと分からず、案件が増えるほど見落としやすくなります。

2. 拠点（倉庫）が2つ以上になった時

本店と別の倉庫に同じ品物がある場合、「全体では足りるが、出す拠点には無い」ということが起きます。拠点ごとにファイルを分けると、合計が見えなくなります。

3. 大型案件で、直前に内容が変わった時

展示会の直前に、数量や品物が変わることはよくあります。見積・予約表・在庫の3か所を直す必要があり、どれか1つでも直し忘れると、当日に足りない・余るが起きます。

4. セット品・部材で数える品物がある時

例えばステージは、同じ高さでも「600mmの台を2つ」でも「300mmの台を4つ」でも組めます。見積は「ステージ1式」でも、在庫は部材の数で持っているので、Excelでは換算が人の頭の中だけになりがちです。

5. 同じファイルを何人もが触る時

営業と倉庫が同じ予約表を開くと、上書きや「どれが最新か分からない」が起きます。ファイルを共有フォルダに置いても、同時に直すと片方の変更が消えることがあります。

Excelで続けるための工夫

上の場面に当てはまっても、すぐにシステムが必要なわけではありません。まずはExcelのまま、次の工夫で手間を減らせます。

1. 品番を1つにそろえる：在庫表・予約表・見積書で同じ品番を使う。「A100（両面）」のような書き分けがあるなら、本体の品番と仕様を分けて書く
2. 貸出期間を「出る日」「戻る日」の2列にする：「10/10〜12」と1つの欄に書くと、あとで数式で数えられない
3. 予約表は1つのファイル・1つの表にまとめる：案件ごとにシートを分けず、1行1件で縦に並べる。拠点も1列で持つ
4. 空き数を数式で出す：品番×日付の表を作り、SUMIFS で「その日に出ている数」を数えて、総数から引く。手で数えるより見落としが減る
5. 直したら日付と名前を残す：変更した日と担当者の列を1つ足すだけで、直前の変更の取りこぼしに気づきやすくなる
6. 書き込む人を決める：予約表に書くのは1人（または1部署）と決め、ほかの人は見るだけにする

システムを考えた方がいいサイン

Excelのままが向いている会社

反対に、案件が月に数件で、担当者が1人、拠点も1つという会社なら、上の工夫をしたExcelで十分なことが多いです。システムを入れると、商品の登録や使い方を覚える手間が先に来ます。今のやり方で困っていなければ、無理に変える必要はありません。

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