大型催事の直前変更チェックシート（印刷して使えます）
搬入の前日や当日に、数量や搬入時間が変わる。大型催事ではよくあることです。私の経験では、手配ミスが重なるのは、変更そのものより「どこまで伝わって、誰が確かめたか」が分からなくなったときでした。
このシートは、手配ミスを防ぐ工夫をまとめたコラムの内容を、1案件1枚で書き込める形にしたものです。変更の連絡を受けたら、その場で1枚使ってください。紙でも、印刷せずに見るだけでも使えます。
直前変更チェックシート
変更の連絡を受けたら、1案件1枚。「伝えた」と「相手が確認した」は分けて書く。
案件番号：
案件名：
変更を受けた日時：
受けた人：
連絡してきた人（お客様側）：
連絡の手段（電話・メール・その他）：
1. 何が変わったか
- 商品の数量
- 商品そのもの（追加・入れ替え）
- 搬入の日時
- 搬入口・設営場所
- 設営の方法・レイアウト
- 撤収の時間・引き取り方法
| 内容 | 変更前 | 変更後 |
|---|---|---|
2. 直す書類
- 見積書を直した（更新日時： 月 日 時 分）
- 手配書を直した／見積書と数量が合っている
- 納品書を直した（配送は納品書を持って行く。書いていないことは現場から分からない）
- 古い書類に「旧」と書いた／最新の書類を、決めた置き場所に置いた
3. 伝えて、相手が確認したか
| 相手と、確かめること | 伝えた（時刻） | 相手が確認した（名前） | 未確認のこと |
|---|---|---|---|
| 倉庫：在庫の手配は済んだか | |||
| 配送：トラックに積めるか・搬入時間 | |||
| 現場・設営：搬入口・時間は正しいか | |||
| お客様：変更後の見積を送ったか |
4. 搬入の前に
- 手配書と積み込みの数量が一致している
- 納品書が最新の版になっている
- 上の表に「未確認」が残っていない（残っていれば、誰がいつ確かめるかを書く）
メールやチャットで送っただけでは、相手が読んだかどうかは分かりません。「伝えた」欄と「相手が確認した」欄を両方埋めて、はじめて終わりです。
DEEPOT コラム deepot.vercel.app/deepot-column/
紙やExcelで続けて、それでも残ること
このシートは紙1枚で始められます。ただ、案件が増えると、どのシートが最新か、誰がどこまで確かめたかを追うのは手間になります。DEEPOTは、展示会・イベント用品のレンタル会社向けの業務システムです。案件の明細を直せば、見積書・手配書を同じ情報から出し直せます。